ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
Lassen Sie sich E-Rechnungen visuell darstellen und verarbeiten diese voll automatisch. Egal ob im ZUGFeRD oder X-Rechnungsformat.
ZERTIFIZIERTES LBM-DMS
Prozessoptimierung, Dokumentenworkflow
und sichere Archivierung
Dokumente verwalten und aufbewahren
Das LBM-DMS
Das LBM-Dokumentenmanagement-System (kurz LBM-DMS) ist ein preisgünstiges und modulares System für mittelständige Unternehmen. Durch die einfache Bedienbarkeit ist das LBM-DMS sowohl für die Anwender als auch die Administratoren leicht zu erlernen.
Sie erhalten ein modulares und skalierbares System, welches speziell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Das LBM-DMS passt sich Ihren Prozessen und Abläufen an und nicht andersrum.
Durch die einfache Integration diverser Branchen- und ERP-Lösungen bietet das LBM-DMS eine einfache und flexible Anbindung an Ihr System. Sie erhalten mit LBM-DMS eine zukunftssichere Lösung im Bereich des Dokumentenmanagements.
Höchste Sicherheit
DSGVO- und GOBD-Konform
Auf Wunsch werden alle Dokumente und Dateien DSGVO und GOBD konform in der LBM-Cloud in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, dass nach DIN ISO 27001 zertifiziert ist.
Dies entspricht sogar den Ansprüchen der Aufbewahrung von medizinischen Patientendaten!
Die lokale Archivierung und Speicherung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten und Dateien in Papier- oder Dateiform entfällt somit und Datenverluste durch Virenbefall, Diebstahl oder Brand- und Wasserschäden sind ausgeschlossen.
E-Rechnung
Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung in Deutschland Pflicht!
Trotz Übergangsfristen, müssen Unternehmen ab 2025 in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen
und effizient zu verarbeiten. Mit dem LBM-DMS, schaffen Sie hierfür die optimale Grundlage.
Grundsätzliches
Was ist eine E-Rechnung?
Die Anforderungen an E-Rechnungen sind sehr allgemein gehalten und setzen kein spezielles Format voraus.
Folgende Anforderungen müssen aber erfüllt sein:
- Ausstellung, Übermittlung und Empfang müssen in einem strukturieren, elektronischem Format erfolgen.
- Eine automatische und elektronische Verarbeitung der E-Rechnung muss möglich sein.
Ohne Ausnahme
Pflicht zum Empfang!
Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen (ohne Ausnahmen) E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und rechtskonform archivieren können. Übergangsfristen gibt es nur für den Versand von Rechnungen.
Hier gelten folgende Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026: Papierrechnungen und normale
PDFs sind weiterhin zugelassen. - Bis Ende 2027: Papierrechnungen und normale
PDFs weiterhin zugelassen, wenn der Versender
unter 800.000 € Vorjahresumsatz hat.
Wichtig zu wissen
PDF ≠ E-Rechnung!
Eine normale, durchsuchbare PDF ist keine E-Rechnung!
Zwei bereits sehr verbreitete Formate sind „X-Rechnung“ und „ZUGfERD“.
Hierbei ist zu beachten, dass es keine visuelle Unterstützung gibt.
Zur Visualisierung wird z.B. ein DMS benötigt.
Das LBM-DMS schafft mit seinen vielfältigen Möglichkeiten die optimale Basis zur Verarbeitung und rechtskonformen Archivierung von E-Rechnungen.
Ein Dokumentenmanagement-System
Viele Highlights
Praktische Volltext-Suche
Jede abgelegte Datei oder E-Mail und jedes abgelegte Dokument steht in der Volltextsuche zur Verfügung.
Aktenstrukturen
LBM-DMS bietet die Möglichkeit Visuell Ablage- und Baumstrukturen für alle Bereiche des Unternehmens abzubilden.
Ablage über Scanner & Desktop
Massenhafte Erfassung von Belegen oder den kompletten Posteingang ist zentral über MFP-Systeme oder mit beliebigen Scannern möglich. Schnelle Erfassung und Zuordnung durch selbstlernende Logiken im Einklang mit Ihren Stammdaten.
Ablage über mobilen Client
Unterwegs oder im Homeoffice Dokumente erfassen oder Fotos schießen und direkt richtig ablegen oder den passenden Workflow starten.
Einfache Genehmigungsverfahren
Nutzen Sie die Workflowfunktionen des LBM-DMS um Genehmigungs- verfahren und Freigabeprozesse zu vereinfachen.
Integration in Office-Anwendungen
Archivieren Sie z.B. aus Outlook oder Word heraus, direkt in den passenden Vorgang.
Wiedervorlagen & Erinnerungen
Setzen Sie manuelle Wiedervorlagen oder nutzen Sie automatische Erinnerungen z.B. für Kündigungsfristen von Verträgen, Zahlungszielen von Rechnungen oder sogar Löschfristen von Personaldaten.
Individuell auf Sie abgestimmt
Kein Unternehmen gleicht einem Anderen.
Durch die Vielzahl an Modulen und die Möglichkeit, das LBM-DMS optimal an Ihren Workflow anzupassen,
erzielen Sie den maximalen Nutzen für Ihre Arbeitsabläufe!
LBM-DMS
Basismodule
Workflowfunktion
Das Basismodul und DMS Workflows:
Bei Verwendung von LBM-DMS verfügen Sie über ein persönliches Postfach, in dem sämtliche Dokumente, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, übersichtlich abgelegt sind. Jedes Mal, wenn ein neues Dokument in Ihrem LBM-DMS Postfach eintrifft, erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail, die einen direkten Link zum entsprechenden Dokument enthält.
Durch das einfache Setzen eines Stempels auf das Dokument können Sie unmissverständlich anzeigen, dass Sie einen bestimmten Schritt abgeschlossen haben. Daraufhin wird der nächste Schritt des LBM-DMS Workflows automatisch gestartet. Je nach Organisationsstruktur kann das Dokument möglicherweise in das Postfach einer anderen Person verschoben werden, die als Nächste in der Prozesskette an der Reihe ist.
Vergleichen Sie es mit dem Empfang von physischer Post: Diese wird elektronisch in Ihr Postfach übertragen, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Dokumente übersehen. Selbst in Ihrer Abwesenheit wird die Post an Ihren Stellvertreter weitergeleitet. Der gesamte Prozess verläuft elektronisch und äußerst unkompliziert.
Wenn Sie an der Reihe sind, haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Dokumente einzusehen und direkt auf diesen Ihre Anmerkungen zu hinterlassen. LBM-DMS bietet Ihnen eine Vielzahl von einfachen Werkzeugen, mit denen Sie Notizen verfassen, Textstellen hervorheben und Markierungen setzen können. Dies gilt auch für E-Mails oder PDFs, die innerhalb von LBM-DMS gespeichert sind.
LBM-DMS Workflows für komplexe Arbeitsabläufe
Im LBM-DMS stehen Ihnen verschiedene Arten von Arbeitsabläufen zur Verfügung, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Diese können von einfachen und raschen Prozessen bis hin zu komplexeren Abläufen mit zahlreichen Schritten und Entscheidungen reichen.
Bitte berücksichtigen Sie: Arbeitsabläufe für Rechnungen über 500,- Euro verlaufen anders als diejenigen für kleinere Rechnungsbeträge.
Ein weiteres Beispiel verdeutlicht die Vielseitigkeit von LBM-DMS: Sie haben die Möglichkeit, Rechnungen auf unterschiedliche Weisen zu bearbeiten. Einige Rechnungen werden in LBM-DMS Rechnung verarbeitet, während andere in einem separaten System wie ERP behandelt werden.
Sobald Sie einen Schritt abgeschlossen haben, kann dies automatisch weitere Aktionen auslösen. Stellen Sie sich vor, Sie beenden eine Wartungsaufgabe, und automatisch wird die nächste Wartung in 3 Monaten geplant.
Ein weiteres Szenario zeigt, wie nahtlos alles miteinander verknüpft ist: Wenn Mitarbeiter A einen Lieferschein prüft, wird die entsprechende Eingangsrechnung automatisch an Mitarbeiter B weitergeleitet. Diese Verknüpfung erleichtert Ihre Arbeit erheblich.
Elektronische Rechnungen
Verwaltung von Eingangsrechnungen mit LBM-DMS
Das Basismodul von LBM-DMS ermöglicht die einfache und komfortable Archivierung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder elektronisch vorliegen. Das integrierte Workflow-Tool ist bereits im Standard-Lieferumfang enthalten.
Erweiterung durch Zusatzmodule
Unsere Zusatzmodule bieten erweiterte Funktionen, darunter die Erfassung von Belegdetails, die automatische Auslesung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format sowie die Erkennung von Lieferanten und Kopfdaten wie Belegnummer und Datum. Nach der Datenerfassung und -auslesung werden die Informationen nahtlos an Ihre Finanzbuchhaltungs-Software übermittelt.
Elektronische Rechnungen und ihre Vorteile
Seit dem 30.06.2011 versenden wir elektronische Rechnungen auch ohne qualifizierte Signatur und ohne den Einsatz eines EDI-Verfahrens. Der Versand von Rechnungen im ZUGFeRD-Format optimiert die Belegverarbeitung erheblich. Neben einer visuellen Darstellung des Belegs als PDF/A-3 enthält das Dokument auch Buchungsdaten. Unsere LBM-DMS Rechnungslösung liest diese Daten automatisch aus, sodass Sie sie einfach gemäß Ihren internen Vorgaben weiterverarbeiten und buchen können.
Rechnungsversand und Compliance
Wir bieten Ihnen die Option, Rechnungen per E-Mail zu versenden oder sie zum Download bereitzustellen. Auch bei elektronischen Rechnungen sind einige wichtige Prüfpunkte zu beachten:
- Echtheit der Rechnungsherkunft
- Lesbarkeit der Rechnung
- Unversehrtheit des Inhalts
Für den Empfang elektronischer Rechnungen ist Ihre Zustimmung erforderlich. Wir schreiben kein spezifisches Kontrollverfahren vor und möchten keine zusätzlichen Dokumentationspflichten für Ihr Unternehmen einführen. Diese Änderungen haben zu einem rasanten Anstieg von Unternehmen geführt, die auf den elektronischen Versand umstellen.
Effizientes Arbeiten mit LBM-DMS
LBM-DMS ist besonders für die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen geeignet. Bei Bedarf können wir eine als E-Mail-Anhang beigefügte Rechnung extrahieren und separat vor der ursprünglichen E-Mail anzeigen. Dies erleichtert die Bearbeitung, da sowohl gescannte als auch per E-Mail gesendete Rechnungen in der täglichen Praxis anfallen. Beide Rechnungstypen können im Rechnungsprüfungsverfahren gleichermaßen behandelt werden, wie im Folgenden beschrieben. Setzen Sie LBM-DMS für Ihre Eingangsrechnungsprüfung ein! Unsere Workflows sind individuell konfigurierbar, und mit LBM-DMS Rechnung können Sie sowohl elektronische als auch gescannte Rechnungen kontieren. Zudem ermöglichen wir die Bezahlung per SEPA XML.
Automatischer Versand von Ausgangsrechnungen und Auftragsbestätigungen per E-Mail mit LBM-DMS
Mit LBM-DMS können Sie zwei Aufgaben mühelos mit einer Software erledigen: den Versand und die Archivierung Ihrer Ausgangsrechnungen und Auftragsbestätigungen.
Sobald eine Ausgangsrechnung in LBM-DMS abgelegt ist und den von Ihnen festgelegten Bearbeitungsstatus erreicht hat, kann die Software diese automatisch per E-Mail an den im Dokument oder beim Kunden hinterlegten Empfänger versenden.
Dank der bereits im Standard verfügbaren Workflow-Funktionalität können Sie sicherstellen, dass elektronische Rechnungen erst nach vorheriger Prüfung und Freigabe versendet werden.
Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, auch andere Ausgangsbelege wie Auftragsbestätigungen effizient zu verarbeiten.
Integration: Schnittstellen zu ERP, FIBU & Co.
Integration Ihrer Standard- oder Branchenlösung mit LBM-DMS
Im Laufe der Jahre haben wir uns mit einer breiten Palette von Systemen auseinandergesetzt, und dabei lag unser Fokus nicht nur auf den großen und bekannten ERP-Systemen. Oftmals waren spezialisierte Lösungen von kleineren Softwareherstellern äußerst interessant. Unser Know-how erstreckt sich auch auf DMS-Schnittstellen, und wir sind stolz darauf, auf diesem Gebiet Experten zu sein. Jede neue Integration stellt für uns ein spannendes Projekt dar, unabhängig davon, ob das System weithin bekannt ist oder nicht. Bei jeder neuen Herausforderung gewinnen wir wertvolle Erkenntnisse und erweitern unsere Erfahrung. Falls Sie sich unsicher darüber sind, ob wir Ihre spezifische Software unterstützen können, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Neben unseren bisherigen Projekten sind wir stets offen für neue Herausforderungen. Es ist sogar möglich, dass wir bereits mit einem Unternehmen zusammengearbeitet haben, das genau dasselbe System wie Sie verwendet. Unser Ziel ist es, Ihnen zu helfen und den Integrationsprozess so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Verfügbare DMS-Schnittstellen
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Software mit LBM-DMS zu verbinden. Hier sind einige Beispiele:
- Suchfunktion in LBM-DMS: Wenn Sie in Ihrer eigenen Software nach Informationen suchen, können Sie ganz einfach überprüfen, ob in LBM-DMS Dokumente zu den gesuchten Themen wie Aufträgen, Kunden oder Produkten gespeichert sind. Mit nur einem Mausklick oder einer Tastenkombination können Sie dann alle relevanten Dokumente in LBM-DMS anzeigen.
- Speichern von Dokumenten in LBM-DMS: Wenn Sie ein Dokument in Ihrer Software erstellen, beispielsweise ein Angebot oder eine Rechnung, können Sie es direkt und automatisch in LBM-DMS speichern. Selbst das Scannen von Papierdokumenten gestaltet sich mühelos, da Sie diese nicht manuell in LBM-DMS erfassen müssen.
- Bearbeitung von zurückgesendeten Dokumenten: Gelegentlich erhalten Sie zurückgesandte Dokumente, die bereits unterschrieben wurden, wie beispielsweise Lieferscheine oder Produktionsanleitungen. Wenn Sie solche Dokumente scannen, erkennt LBM-DMS sie automatisch und verwendet Barcodes, um die Dokumente den entsprechenden Aufträgen zuzuordnen. So sparen Sie sich manuelle Arbeitsschritte, und alles wird korrekt archiviert.
Suchfunktion
Volltextsuche für Komfort und Zuverlässigkeit
Unsere DMS-Software, LBM-DMS, bietet eine Suche, die nicht nur einfach, sondern auch präzise und zuverlässig ist. Wir gewährleisten, dass Ihre archivierten Dokumente jederzeit mühelos wiedergefunden werden können. Mit nur einem Mausklick oder einer Tastatureingabe können Sie sämtliche Dokumente zu einem Vorgang in Sekundenschnelle finden, unabhängig von ihrer Herkunft (E-Mail, ERP, Buchhaltung, gescannte Papierdokumente usw.). Dank unserer modernen Volltextsuche im DMS können Sie ganz einfach alle Dokumente nach einem bestimmten Suchbegriff durchsuchen.
Suche in Ordnern und Registern
Für zusätzlichen Komfort können Sie in elektronischen Archiven, Ordnern und Mappen nach Dokumenten suchen, indem Sie den digitalen Ordner öffnen und durch einfaches Klicken in den Registern navigieren, bis Sie das gewünschte Dokument finden. Diese übersichtliche Struktur erleichtert die gezielte Suche in Ihrem Dokumentenarchiv.
In LBM-DMS haben Sie vielfältige Möglichkeiten, gezielt nach Informationen zu suchen:
- Gezielte Suche nach Begriffen und Kriterien: Unsere Software ermöglicht es Ihnen, nicht nur nach bestimmten Begriffen zu suchen, sondern auch Kriterien wie Zeiträume einzubeziehen. Zum Beispiel können Sie eine bestimmte Rechnung nicht nur anhand ihrer Rechnungsnummer, sondern auch durch die Begrenzung des Rechnungsdatums auf einen spezifischen Zeitraum finden.
- Suche nach Teilbegriffen: Selbst wenn Ihnen nur unvollständige Informationen zur Verfügung stehen, wie etwa ein Teil des Kundennamens oder der Firmensitz, oder wenn Sie die genaue Schreibweise nicht kennen, können Sie die bekannten Wortfragmente in die entsprechenden Suchfelder eingeben. LBM-DMS liefert Ihnen eine Trefferliste aller Dokumente, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Platzhalter können an jeder Stelle eines Suchbegriffs verwendet werden.
- DMS Volltextsuche: Die leistungsstarke Volltextsuche ermöglicht es Ihnen, den gesamten Inhalt Ihrer archivierten Dokumente zu durchsuchen. Diese Funktion ist besonders wertvoll beim Durchsuchen von archivierten Fachzeitschriften oder Normen. Sie geben einfach einen oder mehrere Begriffe oder Wortfragmente ein, und LBM-DMS liefert Ihnen alle Dokumente, die den Begriff enthalten. Sie können die DMS Volltextsuche auch mit der Suche in strukturierten Schlagworten kombinieren, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Informationen schnell und effizient abrufen können, ohne wichtige Details zu übersehen.
Dokumente bearbeiten
In der heutigen digitalen Ära sind Dokumentenmanagementsysteme wie LBM-DMS unverzichtbar geworden, da sie in der Bewältigung großer Datenmengen für Ordnung und Effizienz sorgen. Doch was macht ein solches System wirklich wertvoll? Es sind die Feinheiten, die es von herkömmlichen Speicherlösungen abheben. Eine dieser herausragenden Funktionen in LBM-DMS ist die Möglichkeit, digitale Notizen, Markierungen und andere Anmerkungen direkt auf Dokumente zu setzen. Warum ist diese Funktion von so großer Bedeutung?
- Verbesserte Interaktion mit Inhalten: Digitale Notizen gestatten es Benutzern, ihre Gedanken und Reaktionen unmittelbar während der Navigation durch ein Dokument festzuhalten. Dies fördert ein tieferes Verständnis und eine bessere Erinnerung an den Inhalt.
- Effiziente Überarbeitung: Mit Markierungen, Linien, Pfeilen und anderen Formen können spezifische Bereiche eines Dokuments hervorgehoben oder betont werden. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen Teams, insbesondere wenn Korrekturen oder Änderungen erforderlich sind.
- Personalisierte Inhalte: Jeder Mensch verarbeitet Informationen auf seine eigene Weise. Mit den Anmerkungstools von LBM-DMS können Benutzer ein Dokument so gestalten, dass es ihren individuellen Bedürfnissen entspricht.
- Zeitersparnis: Anstatt separate Dokumente mit Anmerkungen und Kommentaren zu erstellen, können Benutzer direkt im Originaldokument arbeiten. Dies reduziert die Komplexität und spart wertvolle Zeit.
- Konsistente Archivierung: Durch digitale Notizen und Markierungen bleiben alle relevanten Informationen an einem Ort, was die spätere Suche und Überprüfung von Informationen erheblich erleichtert.
Die Integration von Anmerkungstools in LBM-DMS ermöglicht nicht nur das Speichern von Dokumenten, sondern auch das Hinzufügen von wertvollem Kontext und Einsichten. Dies steigert den Nutzen des Systems erheblich und macht es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für moderne Unternehmen.
Anmerkungen und digitale Notizen: LBM-DMS bietet eine breite Palette von Bearbeitungswerkzeugen zur Erstellung von digitalen Notizen und Anmerkungen. Sie können Ihr Dokument mit Textmarkierungen versehen, Text hinzufügen, Pfeile, Formen und Linien einfügen sowie Stempel wie „genehmigt“ oder „zur Kenntnis genommen“ verwenden. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Notizen und Anmerkungen auszublenden, um das Originaldokument jederzeit unverändert darzustellen und ohne Bearbeitungsvermerke weiterzugeben.
Neue Versionen von Dokumenten: Mit LBM-DMS können Sie neue Versionen bestehender Dokumente erstellen oder neue Versionen externer Dokumente (z. B. Konformitätserklärungen, Prüfzeugnisse) ablegen. Sie können eine neue Version eines Dokuments in Ihrem persönlichen LBM-DMS Arbeitsbereich bearbeiten und sie dann an einen Kollegen zur Bearbeitung weiterleiten oder gemeinsam bearbeiten (teilen). Erst wenn Sie die neue Version freigeben, haben alle Anwender Zugriff darauf.
LBM-DMS benachrichtigt automatisch alle Anwender, die auf eine ältere Version des jeweiligen Dokuments zugegriffen haben. Diese erhalten automatisch eine E-Mail mit einem Link zum entsprechenden Dokument.
Auto-Index und LBM-DMS Skript
Auto Indexing mit LBM-DMS: Effizienz und Intelligenz in einem Dokumentenmanagementsystem
LBM-DMS ist weitaus mehr als nur ein herkömmliches Dokumentenmanagementsystem; es ist ein innovatives Werkzeug, das mit seinem integrierten Feature „Auto Indexing“ aktiv dazu beiträgt, Ihren Arbeitsalltag effizienter und besser organisiert zu gestalten. Dies geschieht durch die intelligente Nutzung vorhandener Ressourcen und deren Vernetzung. LBM-DMS greift insbesondere auf Stamm- und Bewegungsdaten aus Ihren bestehenden EDV-Systemen zurück und integriert diese Daten nahtlos in den Workflow mittels automatischer Indexierung.
Praktische Anwendungsbeispiele
Um die Vorteile genauer zu erläutern, betrachten wir ein praxisnahes Beispiel: Angenommen, Sie haben gerade entscheidende Auftragsdaten in Ihr System eingegeben. An diesem Punkt kommt LBM-DMS mit seiner automatischen Indexierungsfunktion ins Spiel und beginnt aktiv, relevante Dokumente zu identifizieren und zu indexieren. Dies könnten beispielsweise Produktionsaufträge oder detaillierte Fertigungsanweisungen sein.
Auto Indexing: Optimierung im Rechnungswesen
Darüber hinaus entfaltet LBM-DMS seine volle Stärke auch im Bereich des Rechnungswesens. Angenommen, Sie sind gerade dabei, eine komplexe Rechnung zu erfassen oder zu verbuchen. In diesem Stadium aktiviert sich der Auto Index von LBM-DMS automatisch. Er zieht alle relevanten Daten heran und bereitet sie für eine präzise Indexierung vor.
Auto Indexing: Intuitive und leistungsstarke Suche
Ein weiteres Highlight ist die umfassende Suchfunktion, die LBM-DMS bietet. Anwender haben die Möglichkeit, Dokumente gezielt und schnell anhand verschiedener Kriterien zu durchsuchen. Dies kann Faktoren wie die Rechnungssumme, bestimmte Bauteilabmessungen oder Kundenbestellnummern umfassen.
Automatisierung und Effizienzsteigerung
Dank dieser Automatisierung und Vernetzung, die unser Auto Indexing ermöglicht, wird nicht nur die manuelle Arbeit erheblich reduziert, sondern auch potenzielle Fehlerquellen minimiert. Effizienz und Zeitersparnis stehen hierbei im Vordergrund. Zusammengefasst revolutioniert LBM-DMS mit seiner automatischen Indexierungsfunktion die Art und Weise, wie Sie mit Dokumenten und Daten interagieren, und optimiert somit Ihren Arbeitsalltag.
LBM-DMS-Skript: Für die meisten Objekte in LBM-DMS, wie beispielsweise Scan-Aufgaben und Archive, können Automatisierungs-Skripte hinterlegt werden. Diese Skripte sind in der Lage, nahezu beliebige datenbankbasierte Aufgaben, Aktionen oder Berechnungen auszuführen.
Windows u. Office Integration
Intuitive Dokumentenablage über Windows Explorer, E-Mail und Office-Anwendungen mit LBM-DMS
Windows Explorer Integration: Mit LBM-DMS können Sie jedes beliebige Dokument direkt über das Kontextmenü des Windows Explorers (rechte Maustaste) an das System übergeben. Die Benutzer werden dabei durch den Ablageprozess geführt, indem sie die vertrauten LBM-DMS-Menüs verwenden. Sie haben die Flexibilität, den Ablageort aus allen verfügbaren Archiven auszuwählen, und können jedem Dokument individuelle Schlagwörter zuweisen.
Zusätzlich wird der Volltext, also der gesamte Inhalt eines Dokuments, indexiert und in der Datenbank für die schnelle Volltextsuche zur Verfügung gestellt. Alternativ können Sie auch den LBM-DMS Ablage-Korb auf dem Desktop verwenden, der die gleiche Funktionalität bietet.
E-Mail und Office Integration: In Outlook und den Office-Anwendungen stehen Ihnen spezielle LBM-DMS-Schaltflächen zur Verfügung. Diese ermöglichen die Ablage von Dokumenten im Originalformat (z. B. DOCX, XLSX) oder im universellen PDF-Format. Die Menüführung entspricht derjenigen bei der Ablage aus dem Windows Explorer. Auch hier wird der gesamte Inhalt der Dokumente als Volltext indiziert und steht neben den Schlagworten für spätere Suchanfragen zur Verfügung.
Durch diese nahtlose Integration in Windows Explorer, E-Mail und Office-Anwendungen wird die Arbeit mit Dokumenten und deren Ablage erheblich vereinfacht und optimiert, wodurch die Effizienz im Arbeitsalltag gesteigert wird.
LBM-DMS Scan Erfassung
Scannen von Belegen, Dokumenten und Rechnungen mit LBM-DMS: Einfach, effizient und benutzerfreundlich
Der Scan-Erfassungsvorgang in LBM-DMS ist so konzipiert, dass er sich durch das Prinzip der „Ein-Knopf-Bedienung“ auszeichnet. Ganz gleich, welche Art von Dokumenten Sie scannen möchten (Rechnungen, Belege, Quittungen), der Scanvorgang gestaltet sich komfortabel und effizient. Mit nur einem einzigen Mausklick können Sie Ihre Dokumente einscannen. Dabei werden besondere Einstellungen wie Helligkeit, Kontrast, Papierformat, Papierbeschaffenheit, Bildauflösung und automatische Index-Erkennung, die während der Einrichtung als Vorlage festgelegt wurden, berücksichtigt. Sie haben die Flexibilität, sowohl große Stapel von Dokumenten als auch einzelne Blätter einzuscannen.
Sollten Sie bei der Sichtkontrolle feststellen, dass einzelne Blätter fehlen, können Sie diese einfach an der entsprechenden Stelle einfügen. Genauso leicht können Sie eine Seite verschieben, löschen oder die Ausrichtung ändern. Die oben beschriebenen Bildverbesserungswerkzeuge stehen auch beim Scannen zur Verfügung.
Als Anwender haben Sie die Wahl zwischen zwei Optionen: Sie können entweder während des Scanvorgangs sofort Schlagworte zuweisen oder dies nach dem (Stapel-)Scannen tun. LBM-DMS bietet somit eine benutzerfreundliche und flexible Lösung für das Scannen und die Verwaltung von Dokumenten, die Ihren Anforderungen und Arbeitsabläufen entspricht.
Autoindexierung mit LBM-DMS: Automatische Ergänzung von Suchkriterien
Mit LBM-DMS können Sie mithilfe erfasster oder per Barcode erkannter Daten (z. B. Belegnummer) beim Speichern automatisch weitere Suchkriterien ergänzen, die aus anderen EDV-Systemen wie ERP, FIBU, Branchenlösungen oder CRM bekannt sind. Diese Funktion ermöglicht eine effiziente und präzise Indexierung von Dokumenten, wodurch die spätere Suche und Verwaltung erheblich vereinfacht wird. Durch die automatische Ergänzung von Suchkriterien wird die Zuordnung von Dokumenten zu den richtigen Kontexten und Vorgängen optimiert, was die Organisation und den Zugriff auf wichtige Informationen deutlich verbessert.
Importieren und Exportieren
Importieren und Exportieren von Daten mit LBM-DMS
Exportieren von Daten auf externe Medien:
Mit LBM-DMS können Sie die gewünschten Dokumente mithilfe einer der oben beschriebenen Suchoptionen finden und in einfachen Schritten in ein externes Archiv auf WORM, CD oder DVD exportieren. Auf diese Weise haben Sie einen Teil Ihres Archivs auch offline verfügbar oder können die Daten zur Weitergabe an Dritte verwenden.
Automatischer Dokumentenimport:
Bereits im Standard bietet LBM-DMS die Möglichkeit, Dokumente automatisch aus einer Verzeichnisstruktur Ihres Fileservers zu importieren. Dabei werden sowohl die Verzeichnisstrukturen als auch die Dateinamen automatisch für die Verschlagwortung übernommen. Dieser Vorgang kann einmalig oder kontinuierlich erfolgen, je nach Ihren Anforderungen und Arbeitsabläufen.
LBM-DMS
Zusatzmodule
LBM-DMS Autoarchiv
Das LBM-DMS Autoarchiv ermöglicht die vollautomatische und revisionssichere Archivierung von Ausgangsbelegen aus Ihren EDV-Systemen, einschließlich Warenwirtschaft, ERP und PPS.
Hierzu werden vorhandene Schnittstellen genutzt oder der universelle LBM-DMS Autoarchiv-Drucker eingesetzt. Die Indexdaten, wie Belegnummer, Belegdatum oder Kundennummer, werden aus dem Druckstrom extrahiert und automatisch als Schlagworte hinzugefügt.
Die archivierten Dokumente können zusätzlich im Volltext durchsucht werden, was in Situationen nützlich ist, in denen spezifische Suchkriterien fehlen und eine umfassende Inhaltsdurchsuchung erforderlich ist.
Das LBM-DMS Autoarchiv verarbeitet Druckdaten aus verschiedenen PPS-, FIBU- und ERP-Systemen, einschließlich HOST-Systemen anderer Rechnerwelten. Die Steuerung des Archivierungsmoduls LBM-DMS Autoarchiv erfolgt direkt über den virtuellen Autoarchiv-Drucker und steht in jeder Windows-Anwendung zur Verfügung.
Alternativ können auch Dokumentenkopien, die vom ERP-System bereitgestellt werden, beispielsweise in Form von PDF-Dateien, von LBM-DMS übernommen und indexiert werden. Dies bietet Flexibilität bei der Integration und Archivierung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen und Formaten.
LBM-DMS Rechnung
Mit LBM-DMS Rechnung können Sie Eingangsrechnungen, Gutschriften und andere Buchungsbelege direkt im Rahmen der Eingangsrechnungsprüfung vorkontieren.
Die Benutzeroberfläche teilt sich in zwei Hälften: In einer Hälfte wird die zu buchende Rechnung oder der Beleg angezeigt, während in der anderen Hälfte die Buchung übersichtlich und schnell durchgeführt werden kann.
Für elektronische Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format werden die Buchungsdaten automatisch von LBM-DMS Rechnung ausgelesen und in das System übernommen. Sie können diese Daten dann einfach und bequem weiterverarbeiten oder gemäß Ihren internen Vorgaben buchen.
Aufgrund aktueller Gesetzesänderungen wird erwartet, dass immer mehr elektronische Rechnungen übermittelt werden. Mit LBM-DMS Rechnung können Sie auch diese Dokumente problemlos erfassen und buchen, ohne den Umweg über einen Drucker oder Dokumentenscanner nehmen zu müssen.
Das elektronische Kontierungslineal in LBM-DMS Rechnung hilft Ihnen bei der Erfassung umfangreicher Belege mit vielen Einzelpositionen, indem es Ihnen stets den Überblick über die gescannte Vorlage ermöglicht. Bei Bedarf können Sie mit einem Mausklick eine elektronische Markierung hinter die bereits bearbeiteten Positionen setzen.
Sie haben die Möglichkeit, Rechnungen prozentual auf mehrere Sachkonten, Kostenstellen oder Kostenträger aufzuteilen, wobei LBM-DMS automatisch die entsprechenden Beträge ermittelt und Rundungsdifferenzen ausgleicht.
LBM-DMS Rechnung schlägt automatisch ein Sachkonto, eine Kostenstelle oder einen Kostenträger für den zu buchenden Vorgang vor, abhängig vom Kreditor. Stammdaten wie Kontenrahmen, Kostenstellen, Kostenträger oder Zahlungsbedingungen können regelmäßig und automatisch abgeglichen werden.
Die erfassten Buchungssätze werden über eine integrierte Standard-Schnittstelle an Ihr Finanzbuchhaltungssystem übergeben, um doppelte Eingaben zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
LBM-DMS Mail-Archiv
Archivieren und verwalten Sie Ihre gesamten E-Mails mithilfe von LBM-DMS. Bewahren Sie diese geschäftliche Korrespondenz zentral auf, so dass alle berechtigten Mitarbeiter darauf zugreifen können.
Wichtige E-Mails sind nicht mehr isoliert in lokalen Postfächern, sondern werden beispielsweise im Kundenarchiv genau dort gespeichert, wo sie zu dem entsprechenden Vorgang gehören.
LBM-DMS kann E-Mails automatisch den entsprechenden Kunden-, Lieferanten- oder Interessentenadressen zuordnen, wie es von definierten Regeln vorgegeben ist. Dabei werden auch der Betreff, der Absender und der Empfänger extrahiert und ausgewertet. Falls eine E-Mail nicht automatisch zugeordnet werden kann, wird sie im DokuBit Postfach des Empfängers oder Absenders in Ihrem Unternehmen angezeigt.
Sobald eine E-Mail von Ihrem Mail-Client empfangen oder gesendet wird, speichert LBM-DMS sie als eingehende oder ausgehende Korrespondenz mit Datum und dem entsprechenden Betreff an der richtigen Stelle im Kunden-, Lieferanten- oder Interessentenordner. Selbstverständlich können Sie mithilfe der Volltextsuche den gesamten Inhalt sämtlicher E-Mails durchsuchen.
Die E-Mail-Archivierung von LBM-DMS erfolgt formatneutral im Internet Message Format nach rfc2822. Dadurch wird die sichere Darstellung Ihrer E-Mails jederzeit gewährleistet, unabhängig von der verwendeten E-Mail-Software. Sie können problemlos Ihr E-Mail-System wechseln und dennoch auf Ihre alten E-Mails zugreifen.
LBM-DMS Scan Barcode
LBM-DMS Scan Barcode erkennt und verarbeitet eine Vielzahl gängiger eindimensionaler Barcodes sowie 2D-Codes.
In vielen Fällen unterliegen Dokumente, wie beispielsweise Laufkarten oder Fertigungsanweisungen, während ihrer physischen Verwendung starkem Verschleiß und sind daher schwer automatisch auslesbar. Um die Erkennung solcher Dokumente zu optimieren, bereinigt LBM-DMS Scan Barcode vor dem Leseprozess automatisch „Schmutzpunkte“ und weiße Lücken.
Eine herausragende Funktion ist die integrierte Existenzprüfung, die auch unlesbare Barcodes aufgrund von Fehlern, Verschmutzungen oder anderen Gründen erkennt. Sie führt den Benutzer automatisch zu der Stelle, an der ein solcher Barcode gefunden wurde, um die Daten nachträglich erfassen zu können. Auf diese Weise verhindert LBM-DMS Scan Barcode, dass Dokumente mit unlesbaren Barcodes verloren gehen und nicht wieder aufgefunden werden können.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Dokumente manuell oder automatisch zu indexieren. Dabei sind alle Indexfelder flexibel anpassbar und können mit Konstanten, Funktionen, Textdateien oder Datenbanken verknüpft werden.
Des Weiteren können Sie Feldfunktionen wie automatische fortlaufende Nummerierung, Duplizierung, Pflichtfelder, Feldsperre, voreingestellte Indizes und das Systemdatum definieren.
LBM-DMS Scan Barcode lässt sich nahtlos in Drittsysteme wie ERP und FIBU integrieren. Auf diese Weise können Sie beispielsweise direkt aus Ihrer Auftragsbearbeitung heraus Bestellungen zum gerade erfassten Auftrag scannen oder per Drag & Drop E-Mails dem Auftrag zuordnen.
LBM-DMS Scan Belegprüfung
LBM-DMS Scan Belegprüfung bietet eine vollautomatische Archivierung von Massenbelegen wie Fertigungsanweisungen, Laufkarten, Abliefernachweisen und Lieferscheinen.
Während des Scanvorgangs erkennt das System automatisch führende Belege, Deckblätter, Folgeseiten und Anlagen und ordnet diese den entsprechenden führenden Belegen zu.
Die optische Zeichenerkennung (OCR) wird nach dem Scannen verwendet, um den Inhalt der Dokumente in maschinenlesbaren Text umzuwandeln. LBM-DMS Scan Belegprüfung analysiert diesen Text und extrahiert wichtige Indexschlüssel wie die Belegnummer, die dann in die Datenbank eingetragen werden.
Wenn die zu archivierenden Dokumente bereits Barcodes enthalten, entfällt die Notwendigkeit einer erneuten Indexierung.
Erkannte Daten werden automatisch mit Vergleichsdaten abgeglichen. Eine automatische Archivierung erfolgt nur, wenn eine 100%ige Übereinstimmung mit den entsprechenden Vergleichsdaten, wie Bewegungsdatensätzen (z. B. Fertigungsbelege, Auftragspositionen, Buchungssätze), gegeben ist.
Zusätzlich können individuelle Prüfungen und Vergleiche mit vorhandenen Daten durchgeführt werden. Zum Beispiel kann automatisch überprüft werden, ob eine gescannte Fertigungsanweisung den erforderlichen Bearbeitungsstatus im ERP-System aufweist.
Wenn LBM-DMS Scan Belegprüfung Abweichungen zwischen den erkannten Daten und den Vergleichsdaten feststellt oder bestimmte Bedingungen nicht erfüllt sind, wird eine manuelle Nachbearbeitung im Stapelverfahren erforderlich.
LBM-DMS Posterkennung
Die LBM-DMS Posterkennung erleichtert die korrekte Zuordnung und Archivierung eingehender Dokumente für den richtigen Lieferanten oder internen Sachbearbeiter.
Mithilfe der optischen Zeichenerkennung werden Absenderadressinformationen erfasst und gelesen. Die extrahierten Daten werden durch einen ausgeklügelten Algorithmus mit den Stammdaten in der Datenbank abgeglichen. Falls eine 100%ige Übereinstimmung mit einem Kunden- und/oder Lieferanten-Stammdatensatz festgestellt wird, wird das Dokument automatisch der entsprechenden Adresse zugeordnet. Wenn keine eindeutige Übereinstimmung gefunden werden kann oder das Dokument zu mehreren Adressen passen könnte, wird es dem Benutzer zur manuellen Bearbeitung vorgelegt. Der Benutzer kann es dann einfach einer Adresse zuordnen oder das System so trainieren, dass ähnliche Dokumente beim nächsten Posteingang automatisch verarbeitet werden können.
Die gesamte Eingangspost wird in einem Batch gescannt. Die LBM-DMS Posterkennung liest alle Dokumente und ordnet sie den entsprechenden Kunden, Lieferanten und Interessenten zu. Nachdem die LBM-DMS Posterkennung einem Dokument eine Adresse zugeordnet hat, kann eine Vorlage zur Extraktion von Beleg- oder Formularkopfinformationen für jede Adresse definiert werden.
Nach dieser anfänglichen Lernphase können Rechnungsnummern, Bestellnummern und andere Daten aus wiederkehrenden Dokumenten automatisch extrahiert und in LBM-DMS gespeichert werden. Außerdem nutzt die LBM-DMS Rechnung Posterkennung Informationen, die in den Adress-Stammdaten gespeichert sind, um das Dokument beispielsweise direkt an den für die weitere Bearbeitung zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten oder automatische Buchungsvorschläge für eine Rechnung zu erstellen. Zusätzlich können alle an eine Adresse gebundenen Informationen dem Dokument hinzugefügt werden. Wenn beispielsweise der Telekommunikationsdienstleister als Absender einer Eingangsrechnung erkannt wird, können vordefinierte Standardwerte für das zu verwendende Sachkonto oder die Kostenstelle für die spätere Bearbeitung der Rechnung gespeichert werden.
Obwohl die LBM-DMS Rechnung Posterkennung ein integraler Bestandteil des Gesamtsystems ist, können die erfassten und ermittelten Daten über Standardschnittstellen an andere Anwendungen weitergegeben werden.
LBM-DMS Vertragsverwaltung
LBM-DMS Vertragsverwaltung bietet eine zentrale Anlaufstelle für sämtliche vertraglichen Verwaltungsprozesse.
Hier behalten Sie stets den Überblick über all Ihre Verträge. Das Modul Vertragsverwaltung in LBM-DMS übernimmt viele zeitraubende Aufgaben für Sie:
Zentrale Speicherung:
Die Aufbewahrung Ihrer Verträge in LBM-DMS macht das lästige Durchsuchen von Ordnern überflüssig. Verträge werden im Modul Vertragsverwaltung in einem digitalen Archiv zentral aufbewahrt und sind somit bequem von Ihrem Schreibtisch aus oder – bei entsprechender Berechtigung – von jedem beliebigen Ort weltweit einsehbar.
Fristenmanagement:
Vertragsfristen lassen sich direkt in LBM-DMS verwalten. Sie können beliebig viele Fristen und Zuständigkeiten pro Vertrag festlegen. Die Vertragsverwaltung in LBM-DMS erinnert automatisch die entsprechend Verantwortlichen vor Ablauf der Fristen und berechnet automatisch Wiedervorlagen basierend auf den Vertragsdaten.
Einfache Bedienung:
Die übersichtliche Benutzeroberfläche wurde für effizientes Arbeiten und kurze Arbeitswege konzipiert. Ob Sie Überprüfungen durchführen, Verträge verlängern oder kündigen möchten – die Vertragsverwaltung in LBM-DMS ermöglicht Ihnen eine schnelle und unkomplizierte Abwicklung.
Sichere Aufbewahrung:
Ihre Verträge werden sicher verschlüsselt aufbewahrt, wodurch Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Das 3-Schichten-Sicherheitssystem von LBM-DMS verhindert jeglichen externen Zugriff, sodass nur autorisierte Personen Zugriff auf Ihre Verträge haben.
Umfangreiche Suchfunktion:
Da eine schnelle Auffindbarkeit in jedem digitalen Archiv von entscheidender Bedeutung ist, bietet das Vertragsverwaltungsmodul von LBM-DMS neben einer strukturierten Ablage auch eine umfangreiche Suchfunktion, die es Ihnen ermöglicht, Verträge schnell zu finden. Sie können in Ihren Vertragsdaten nach Vertragspartnern, Daten, Vertragstexten, Schlagwörtern und mehr suchen. Auf diese Weise finden Sie Ihre Verträge immer zügig wieder, selbst wenn Sie nicht mehr alle relevanten Informationen im Kopf haben.
LBM-DMS Mobil
LBM-DMS wurde von Anfang an für die Verwendung im Internet und in Rechenzentren entwickelt. Sie haben die Möglichkeit, LBM-DMS in Ihrem lokalen Netzwerk, auf einem Server im Internet oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum zu installieren. Die Verwendung eines Terminal-Servers ist nicht erforderlich. Wenn Sie LBM-DMS als Online-Dokumentenmanagement-System nutzen, stehen Ihnen alle Funktionen in vollem Umfang zur Verfügung. Für den mobilen Einsatz steht zusätzlich LBM-DMS Mobil zur Verfügung.
Profitieren Sie von den Vorteilen der LBM-DMS-Cloud:
- Zugriff auf Dokumente in der Cloud von jedem Ort der Welt aus.
- Sie müssen sich nicht um die Verwaltung der Server kümmern.
- Die Verantwortung für die Datensicherung liegt nicht bei Ihnen.
- Klare monatliche Kosten.
- Keine hohe anfängliche Investition erforderlich.
Mit LBM-DMS CLOUD können Sie eine Vielzahl von Aufgaben durchführen, darunter Scannen, Archivieren, Suchen (einschließlich Volltextsuche), Workflow-Management, Drucken ins Archiv, automatische Indexierung und vieles mehr. Selbst die Integration in ERP-Systeme ist mit LBM-DMS Cloud möglich.
Einfach & effizient
Die unkomplizierte Struktur und Benutzerfreundlichkeit von LBM-DMS
machen es sowohl für den Anwender als auch für den Administrator einfach zu erlernen.
Den vollständigen Leistungsumfang können Sie unserer Leistungsbeschreibung entnehmen.